В "Службе страхования 611" введена новая система документооборота, соответствующая принципам построения процессно-ориентированного бизнеса.

Задача создания новой системы документооборота была поставлена перед управлением аналитики и стратегического развития компании еще в начале года. Цели такой реорганизации:

• уменьшние продолжительности процесса обработки документов для сокращения сроков страховых выплат;
• снижение объемов операционных затраты и

  материалы в тему: 07.02.22 За 2021 год оборот наличных денег в кассах банков увеличился по сравнению с 2020 годом - НБУ 16.03.18 Держите карман шире. Что принесет украинцам замена купюр на монеты 12.11.21 Денежная масса в Украине увеличилась в октябре до 1,92 трлн грн - НБУ 29.10.20 Объем поступлений наличных в банки Украины составил за три квартала 1,525 трлн грн 13.04.17 НБУ презентовал серию видеороликов про украинскую гривну: история и современные банкноты

  количества ошибок в документообороте компании.

Чтобы проанализировать путь документов в компании, к каждому из них прикреплялся маршрутный лист. В нем сотрудники, работающие с бумагами, ставили отметки о выполненной работе. 

На следующем этапе реорганизации документы были сегментированы на три категории:

• документы, с которыми можно работать в электронном виде и которые не требуют распечатки – например, служебная записка;
• документы, на которых необходима подпись, но их согласование возможно в электронной форме – например, проект договора;
• документы, маршрутизация которых проводится только на бумажных носителях – например, доверенности.

Все документы теперь регистрируются в компании в информационной системе Eventum. Инициатор запроса при регистрации указывает так называемый маршрут документа: категорию и список лиц, участвующих в его обработке (согласование, утверждение, выполнение, ознакомление). Система Eventum фиксирует все этапы документооборота, это дает возможность каждому сотруднику компании в любой момент узнать о степени готовности интересующего его документа.

По словам начальника управления аналитики и стратегического развития Павла Сущенко, реорганизация документооборота позволила уменьшить операционные издержки компании путем выявления сложных цепей обращения документов. Кроме того, снизилось количество утерянных документов и сократилось время их согласования. Например, процесс согласования служебной записки сократился с пяти дней до нескольких часов. 

Как считает председатель правления "Службы страхования 611" Юрий Калениченко, новая система документооборота позволила выявить лишние действия, совершаемые в компании, и обозначить те процессы, которые требуют дальнейшего совершенствования. Следующим этапом модернизации документооборота будет реорганизация процесса учета.